i servizi di back office, attraverso la formula dell’appalto di servizi, vengono svolti da personale polivalente selezionato da eiace, in grado di svolgere mansioni di segreteria a supporto dello staff esistente:

• raccolta, selezione ed elaborazione di informazioni e dati, predisposizione e compilazione di moduli e dossier
• centralino e comunicazioni telefoniche, corrispondenza, comunicazioni interne
• smistamento di documenti cartacei e informatici, organizzazione degli archivi
• stesura dei piani di manutenzione
• coordinamento della squadra di manutenzione interna
• gestione degli addetti esterni alle manutenzioni
• verifica delle tempistiche, dello stato di avanzamento e del buon esito delle attività di manutenzione
• commissioni esterne (presso banche, uffici ecc.)
• trasporto con auto aziendale di personale e ospiti

Il servizio di copia viene svolto da personale messo a disposizione da eiace ed è completato da importanti servizi accessori che richiedono velocità, cura e precisione:

• finitura e piegatura
• rilegatura di alta qualità per grandi e piccoli formati
• plastificazione
• imbustatura

Il servizio di distribuzione della cancelleria prevede la consegna diretta e tempestiva di materiali di
cancelleria agli utilizzatori nei propri uffici.

Il servizio di fattorinaggio, svolto con l’utilizzo di auto aziendali in dotazione a eiace o del committente,comprende le seguenti attività:

• disbrigo di pratiche presso uffici pubblici e privati
• richiesta e ritiro di certificati
• prenotazione di prestazioni sanitarie e ritiro di referti
• effettuazione di consegne di plichi e pacchi
• pagamento di bollette e fatture
• collegamenti tra sedi, filiali e stabilimenti
• commissioni di vario tipo

I servizi in outsourcing vengono definiti congiuntamente al cliente, che indica compiti, responsabilità e modalità operative:

• consegna e ritiro della posta presso gli uffici PT, smistamento, consegna e ritiro della posta nei casellari
• imbustamento, etichettatura, affrancatura della corrispondenza in uscita
• spedizione urgente di raccomandate e posta prioritaria
• gestione del servizio telegrammi
• gestione delle spedizioni
• preparazione degli imballi
• spedizione con corriere e accettazione della corrispondenza proveniente da terzi
• apertura della corrispondenza generica
• registrazione interna delle raccomandate
• consegna delle raccomandate con firma di ricevuta
• ricerca del vettore più adeguato per servizio e fascia tariffaria
• gestione operativa dei contratti con i corrieri
• monitoraggio delle consegne
• piccoli acquisti
• rendicontazione delle spese postali
• gestione fondo cassa per anticipo pagamenti
• disponibilità di personale per le urgenze e nei giorni di sabato e festivi
• gestione delle macchine imbustatrici e affrancatrici
• gestione di mailing list

L’esigenza di interventi di minuta manutenzione si manifesta improvvisamente, riveste carattere d’urgenza e spesso serve a prevenire situazioni di pericolo.
Alle origini di tali inconvenienti vi può essere un normale degrado dovuto all’uso continuato nel tempo, un uso improprio, una rottura accidentale o un atto vandalico.
eiace mette a disposizione dei propri clienti validi artigiani: lattonieri – idraulici, fabbri, falegnami, vetrai, muratori – decoratori, che sanno compiere il proprio lavoro con esperienza, rapidità ed efficacia.

Ogni ente o azienda produce un’enorme quantità di informazioni e documenti la cui conservazione comporta inevitabilmente dei costi giustificati solo se ne garantiscono la valorizzazione attraverso l’immediata reperibilità e il sostegno all’attività istituzionale.
In quest’area, eiace esegue la gestione degli archivi di deposito e degli archivi correnti, la gestione ottica dei documenti, l’archiviazione e la custodia di supporti EDP.
La razionalizzazione dell’archivio è finalizzata alla creazione di una banca dati relazionale, al tempestivo recupero delle informazioni, alla fruibilità dei dati da parte di più utenti, alla disponibilità di statistiche sugli accessi, alla conversione dei costi variabili in costi definiti e al loro monitoraggio.
Nell’espletamento del servizio eiace garantisce il rispetto delle disposizioni legislative, ma anche chiarezza e integrità delle informazioni, valorizzazione del patrimonio documentale, adeguamenti tecnologici, formazione culturale e professionale del personale.
Dall’analisi delle esigenze del cliente scaturiscono l’assetto organizzativo e gli strumenti di gestione: metodo di classificazione e di conservazione, modalità di accesso ai documenti, aspetti operativi.

Obiettivo del servizio è la movimentazione di arredi e dotazioni di uffici, studi e laboratori in modo da non intralciare l’attività lavorativa del cliente, un compito apparentemente semplice, che però ha bisogno di coordinamento a garanzia dei risultati: il personale di eiace organizza il trasferimento dei beni, controlla le operazioni di carico e scarico, verifica i documenti di trasporto e accerta l’integrità della merce, firma il documento di accettazione.

• Facchinaggio e trasloco interno: fornitura di maestranze e attrezzature per l’esecuzione del programma di movimentazione delle dotazioni previsto dal cliente, smontaggio, trasloco e rimontaggio di arredamenti, aggiornamento della segnaletica interna ed esterna, stoccaggio di materiali presso i magazzini interni
• Facchinaggio, trasporto e trasloco esterno: fornitura di maestranze e attrezzature per il trasporto di arredi e dotazioni in Italia e all’estero, ritiro dall’immobile originario e sistemazione nell’immobile di destinazione